Một cửa hàng có thể bán tốt, doanh thu đều, nhưng vẫn thua lãi. Nguyên nhân thường nằm ở kho: vốn nằm trong hàng tồn không quay vòng, hàng hết hạn bị bỏ quên, và số liệu tồn kho trên giấy khác thực tế trên kệ. Ba vấn đề này được xử lý theo thứ tự sau.
- Tồn kho phải gắn với tốc độ quay vòng, không gắn với số lượng
Nhiều cửa hàng xếp hàng theo số lượng bán: mặt hàng bán chạy được đặt nhiều, mặt hàng bán chậm đặt ít. Cách này sai chỗ nó bỏ qua tốc độ quay vòng. Một mặt hàng bán 20 đơn tháng nhưng bán theo lô 50 cái thì tồn trung bình vẫn rất lớn, trong khi một mặt hàng bán 5 đơn tháng nhưng bán lẻ từng chiếc thì tồn trung bình gần như bằng không.
Cách tính tối thiểu:
- Tồn trung bình = (tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ) / 2.
- Số ngày tồn kho = tồn trung bình / (chi phí hàng bán trong kỳ / số ngày trong kỳ).
- Mặt hàng nào số ngày tồn vượt ngưỡng bạn đặt thì hết hàng hoặc xả.
Nếu muốn xem cách tính chi tiết theo từng nhóm hàng, tham khảo bài về tối ưu tồn kho tăng lợi nhuận giảm chi phí.
- Hạn sử dụng phải được theo dõi như một trường dữ liệu, không phải nhớ trong đầu
Hàng có hạn dùng (thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, vật tư) hết hạn thì giá trị bằng không, và nếu bán ra thì rủi ro pháp lý còn nặng hơn lỗ tài chính. Nguyên tắc xử lý:
- Nhập hàng phải kèm hạn dùng, không nhập hạn dùng thì không cho lưu phiếu nhập.
- Cảnh báo trước hạn theo ba mốc: còn một phần ba hạn, còn một phần tư hạn, và còn dưới 30 ngày.
- Hàng sắp hạn tách riêng ra một khu, giảm giá theo mốc, thay vì đợi đến ngày cuối rồi bán thua lỗ.
- Hết hạn thì lập biên bản huỷ bỏ, có lý do và chữ ký, không xoá thẳng khỏi sổ.
Quy trình này được mô tả chi tiết hơn trong bài hướng dẫn quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng. Nếu cửa hàng của bạn đang quản lý tồn kho thủ công, phần mềm quản lý kho offline giúp gắn hạn dùng ngay từ khi nhập hàng thay vì ghi chú giấy.
- Số liệu tồn kho trên giấy phải được kiểm tra, không được tin
Tồn thực tế luôn lệch với sổ, và mức lệch tăng dần theo thời gian nếu không có kiểm kê định kỳ. Nguyên nhân lệch thường gặp: hàng bán trực tiếp không qua quầy, hàng đưa cho nhân viên mượn, hàng hư hỏng bị bỏ nhưng chưa ghi, và việc hai người cùng ghi sổ.
Cách làm ít tốn thời gian nhưng bắt được lỗi:
- Kiểm kê theo khu vực vật lý chứ không theo danh mục.
- Quét mã vạch trực tiếp vào máy, không ghi giấy rồi nhập lại.
- Phân loại chênh lệch thành ba nhóm: lỗi nhập liệu, hàng hỏng mất, hàng đã nhận chưa vào phiếu. Gộp chung thì không tìm ra nguyên nhân gốc.
-
Chênh lệch trên ngưỡng phải có giải trình bằng văn bản.
-
Tính lại giá vốn sau mỗi lần nhập giá mới
Giá nhập thay đổi làm thay đổi lợi nhuận gộp của toàn bộ tồn kho, kể cả hàng đã nhập trước đó. Nhiều cửa hàng cập nhật giá nhập mới nhưng giữ nguyên giá vốn cũ, dẫn tới báo cáo lợi nhuận sai lệch hẳn thực tế. Nếu cửa hàng bán theo giá cố định thì càng dễ tưởng là vẫn lãi.
Kết luận
Tồn kho không phải một bảng số, mà là ba việc phải làm đều đặn: đo tốc độ quay vòng, theo dõi hạn dùng, và kiểm tra số liệu. Cửa hàng nhỏ làm bằng Excel vẫn được, nhưng khi SKU vượt quá vài trăm, chi phí nhập liệu bắt đầu ăn hết lợi nhuận. Lúc đó chuyển sang công cụ chuyên dụng, và chuyển theo từng phần một, bắt đầu từ hạn dùng vì đây là rủi ro pháp lý chứ không chỉ là rủi ro tài chính.