Cửa hàng cho khách mua trả chậm rất phổ biến: sỉ lẻ, khách quen, khách doanh nghiệp mua số lượng lớn. Vấn đề không phải ở chỗ có cho vay, mà ở chỗ không biết mình nợ ai, nợ bao nhiêu và hết hạn khi nào. Đến lúc cần thu tiền mới tra sổ là lúc khó nhất.
- Ghi nợ ngay tại thời điểm phát sinh, ghi đủ thông tin
Nợ phát sinh từ một giao dịch bán hàng, nên thông tin nợ nên gắn vào giao dịch đó chứ không ghi riêng một sổ nợ. Mỗi khoản nợ cần có tối thiểu: tên khách, số tiền, ngày phát sinh, hạn thanh toán, và trạng thái (chưa đến hạn, quá hạn, đã thanh toán một phần).
Những thông tin thiếu thường tạo ra đau đầu sau đó: hạn thanh toán không ghi thì không biết khi nào phải hỏi, trả một phần không ghi thì không biết còn nợ bao nhiêu.
Nếu chưa có hệ thống, đọc thêm phần mềm quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp để hình dung đầy đủ các trường dữ liệu cần có.
- Tách bạch hai loại nợ, xử lý khác nhau
Có hai loại nợ cần tách rõ vì cách xử lý hoàn toàn khác nhau:
- Nợ của khách quen mua thường xuyên, thường trả trễ vài ngày. Đây là dòng tiền đều, cần quy trình nhắc và chấp nhận chậm trả có kiểm soát.
- Nợ của khách mua đột xuất số lượng lớn, chưa từng quen. Đây là rủi ro cao hơn hẳn, cần hạn ngắn, tạm ức trước, hoặc giới hạn mức tín dụng theo lịch sử.
Nếu gộp hai loại và dùng cùng một cách nhắc, bạn sẽ nhắc cả hai như nhau, và người có rủi ro cao nhất lại là người bị bỏ quên lâu nhất.
- Có quy tắc hạn mức tín dụng viết ra trước
Hạn mức tín dụng cho từng khách phải do chủ cửa hàng đặt và ghi lại, không tính lúc phát sinh. Ba nguyên tắc:
- Khách mới chưa có lịch sử: hạn mức bằng 0 hoặc rất nhỏ, bán trả tiền trước.
- Khách có lịch sử trả đúng: hạn mức tăng dần theo thời gian, không tăng theo yêu cầu của khách.
- Khách từng trễ: hạn mức giảm hoặc bị khoá cho đến khi tự nguyện trả.
Một bài phân tích riêng cho bài toán này là bí quyết quản lý công nợ cho quán cafe, phần lớn các nguyên tắc áp dụng được cho mọi mô hình bán lẻ.
- Công nợ phải đối chiếu với tiền thực tế, không chỉ với sổ
Cuối ngày, ba con số phải khớp: tổng nợ phát sinh trong ngày, số tiền thực thu trong ngày, và phần chênh lệch có giải trình. Nếu công nợ cập nhật trên sổ nhưng tiền thu thực tế lại lệch, thì bảng công nợ chỉ là con số ảo.
Nguyên tắc bốn: giao dịch bán hàng và giao dịch thu nợ phải nằm trong cùng một hệ thống, để khi đóng ca thì tiền mặt trong két và công nợ phát sinh luôn cùng một lúc. Phần mềm quản lý bán hàng offline giúp bước đối chiếu này chạy tự động thay vì dò thủ công trên Excel.
- Công nợ xấu cần được xử lý sớm
Nợ quá 30 ngày thì khả năng thu hồi giảm rõ rệt, và việc để lâu còn làm bảng công nợ nhiễu thông tin. Quy trình đơn giản: gọi nhắc một lần, hẹn ngày trả cụ thể, và nếu quá hạn thì dừng cho nợ mới. Dừng cho nợ mới thường hiệu quả hơn việc nhắc nhiều lần.
Kết luận
Công nợ không phải vấn đề thu tiền, mà là vấn đề thông tin. Khách nào nợ bao nhiêu, hết hạn khi nào, hạn mức bao nhiêu — ba câu hỏi này phải trả lời được trong vài giây thì mới xử lý kịp. Cửa hàng nhỏ dùng sổ Excel vẫn chạy được vài tháng, nhưng khi số khách nợ vượt hai mươi và có cả khách nợ lâu, bảng sổ bắt đầu báo sai. Lúc đó mới chuyển sang phần mềm, và chuyển theo đúng thứ tự: nhập sẵn dữ liệu nợ cũ trước rồi mới bắt đầu dùng cho giao dịch mới.