Chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nghe đơn giản, nhưng với cửa hàng bán lẻ thì khó ở chỗ khách lẻ mua một món giá 30.000 đồng, thu ngân không có thói quen xin mã, và người bán thường là người không rành phần mềm. Nếu quy trình làm thêm bước, cửa hàng sẽ quay lại dùng hóa đơn tay. Vậy cần một cách làm mà quầy vẫn chịu được.
- Hóa đơn điện tử phải phát ra ngay tại thời điểm thanh toán
Tách hóa đơn ra khỏi lúc cuối ca là nguyên nhân phổ biến nhất khiến cửa hàng bỏ dở giữa chừng. Nguyên tắc: hóa đơn gắn với giao dịch bán hàng, phát ra ngay khi giao dịch hoàn tất, không phát theo đợt cuối ngày. Nếu hệ thống cần mất thời gian chờ duyệt, đó là dấu hiệu thiết kế sai.
Với khách lẻ không lấy hóa đơn, hóa đơn vẫn cần được phát qua mã QR theo yêu cầu, nhưng không được bắt khách phải chờ. Thông tin hướng dẫn cụ thể cho bán lẻ nằm ở bài phần mềm hóa đơn điện tử bán lẻ.
- Rút gọn tối đa số thao tác cho người thu ngân
Thao tác nhiều là nguyên nhân quy trình bị bỏ. Một màn hình bán hàng nên đủ để: chọn hàng, giảm giá nếu có, thanh toán, phát hóa đơn. Không nên bắt thu ngân chuyển sang màn hình khác, chọn loại hóa đơn, nhập mã số thuế bằng tay.
Nếu khách là doanh nghiệp, thông tin mã số thuế phải lưu sẵn theo khách để lần sau chỉ cần chọn tên, không cần nhập lại. Bài phần mềm bán hàng offline xuất hóa đơn mô tả cách gộp bán hàng và hóa đơn vào cùng một luồng thay vì hai phần mềm rời.
- Phần mềm và hạ tầng ký số phải dùng chung một hệ thống
Hai lỗi hay gặp nhất:
- Hóa đơn phát ra nhưng không có mã của cơ quan thuế, hoặc ngược lại có mã nhưng không tìm thấy trong hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.
- Nhiều máy tính tại cửa hàng dùng chung một chữ ký số, dẫn tới lỗi ký khi chạy đồng thời.
Cách xử lý là chọn một giải pháp tích hợp sẵn quản lý ký số và phát hành, thay vì ghép nhiều phần mềm lại với nhau. Với cửa hàng đang phân phối nhiều chi nhánh, việc quản lý bán hàng offline cho hệ thống cửa hàng giúp thống nhất quy trình ở tất cả điểm bán.
- Lưu trữ và tra cứu phải theo quy định
Hóa đơn điện tử cần được lưu đủ thời hạn và tra cứu được khi có khiếu nại. Cần có: tra cứu theo mã hóa đơn, theo thời gian, theo khách hàng; xuất báo cáo tổng hợp cuối ngày và cuối kỳ; và lưu bản gốc kèm chữ ký số. Khi cơ quan thuế kiểm tra, thao tác này phải làm được trong vài phút.
- Kiểm tra lại trước khi áp dụng rộng rãi
Trước khi chuyển toàn bộ, làm thử với một quầy trong hai tuần: phát hóa đơn thật, đối chiếu với báo cáo doanh thu, và cho nhân viên thực tế dùng. Nếu tỉ lệ bỏ qua bước hóa đơn vẫn cao, vấn đề nằm ở thao tác chứ không phải ở phần mềm.
Kết luận
Hóa đơn điện tử chỉ thành công khi người thu ngân không phải nghĩ gì thêm. Ba quyết định mang lại phần lớn kết quả: phát hóa đơn ngay tại giao dịch, giảm số thao tác trên màn hình bán hàng, và dùng một giải pháp tích hợp thay vì ghép nhiều phần mềm. Làm đúng ba điểm này, phần còn lại là vấn đề cấu hình, không phải vấn đề con người.