Một cửa hàng có thể có hàng trăm mặt hàng, hàng trăm giao dịch mỗi ngày, và vẫn không biết mình đang lãi hay lỗ nếu báo cáo chỉ có tổng doanh thu. Nguyên nhân là báo cáo được làm theo thói quen thay vì theo câu hỏi cần trả lời. Dưới đây là năm chỉ số, theo thứ tự chủ cửa hàng nên nhìn.
- Lợi nhuận gộp theo từng nhóm hàng, không phải tổng doanh thu
Tổng doanh thu tăng có thể đi kèm lợi nhuận giảm, và đó là chuyện thường gặp khi bán thêm nhiều mặt hàng biên thấp. Cách tính:
- Doanh thu thuần = số lượng bán x giá bán thực tế, đã trừ chiết khấu và giảm giá.
- Giá vốn = số lượng bán x giá nhập, cộng cả chi phí vận chuyển vào cửa hàng.
- Lợi nhuận gộp = doanh thu thuần - giá vốn.
Chia theo nhóm hàng thì mới thấy nhóm nào đang nuôi cửa hàng. Nhóm bán chạy nhưng biên mỏng thường là thủ phạm khiến chủ cửa hàng tưởng mình lãi. Cách phân tích chi tiết có ở bài báo cáo bán hàng phân tích chi tiết và tối ưu hiệu quả.
- Tỉ lệ quay vòng tồn kho theo nhóm hàng
Báo cáo lợi nhuận nói tiền kiếm được, báo cáo tồn kho nói tiền đang bị nằm im. Tỉ lệ quay vòng = giá vốn bán ra trong kỳ / tồn kho bình quân. Nhóm hàng có tỉ lệ quay vòng thấp kéo dài nhiều kỳ là vốn đang đứng yên, và số tiền đó có thể đang được dùng cho mặt hàng biên cao hơn.
Quy tắc hành động: mặt hàng quay vòng thấp phải thuộc diện được xem lại giá nhập, giảm tồn, hoặc chuyển sang bán theo lô để giảm vốn nằm.
- Chi phí trên mỗi đơn hàng
Biên lợi nhuận giảm có thể không phải do giá bán, mà do chi phí vận hành tăng. Cần theo dõi: chi phí trên mỗi đơn (bao gồm chi phí cố định chia đều), tỉ lệ huỷ đơn, tỉ lệ trả hàng, và chi phí vận chuyển trên mỗi đơn.
Ba chỉ số sau đặc biệt quan trọng vì chúng ăn mòn lợi nhuận mà không ai nhìn thấy trên báo cáo doanh thu. Khách trả hàng thì hàng quay lại kho bán lại được, nhưng thời gian và chi phí vận chuyển đã mất.
- Tỉ lệ khách quay lại và giá trị trọn đời của khách
Cửa hàng mới thường bị ám ảnh về doanh thu ngày và bỏ qua việc giữ khách. Hai chỉ số:
- Tỉ lệ khách quay lại trong 60 ngày.
- Giá trị trọn đời của một khách: tổng doanh thu tạo ra trong suốt thời gian khách mua.
Cửa hàng thu hút nhiều khách mới nhưng tỉ lệ quay lại thấp thì đang trả tiền marketing để mua những lượt mua một lần. Chi tiết về cách đo và giữ khách ở bài chiến lược chăm sóc khách hàng.
- Chênh lệch tiền mặt cuối ca
Đây là chỉ số duy nhất trong danh sách không đo hiệu quả kinh doanh, mà đo tính trung thực. Ba con số phải khớp: doanh thu hệ thống ghi nhận, tiền thực tế trong két, và tổng các khoản không dùng tiền mặt.
Nếu chênh lệch này xuất hiện đều đặn, thì báo cáo ở mục 1 đến 4 chưa đáng tin, vì số liệu đầu vào đã bị lệch. Cách tổ chức quy trình đối chiếu được trình bày ở bài về quản lý cửa hàng bán lẻ.
Kết luận
Nếu chỉ đọc được một báo cáo, hãy đọu báo cáo lợi nhuận gộp theo nhóm hàng. Báo cáo đó trả lời được câu hỏi quan trọng nhất: nên bán thêm gì và nên bỏ mặt hàng nào. Ba chỉ số còn lại giúp giải thích tại sao lợi nhuận lại như vậy. Cửa hàng nhỏ xây báo cáo bằng Excel hoàn toàn đủ cho tháng đầu; khi số nhóm hàng và số ca tăng lên, thời gian lấy số liệu sẽ nuốt hết lợi nhuận của việc ra quyết định. Lúc đó mới chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng offline, và chuyển sau khi đã biết mình cần đọc con số nào.